Selamat bagi Anda yang sudah mulai menggunakan software ERP iDempiere untuk bisnis Anda! Bagi Anda yang masih ada keraguan dalam mengimplementasikan iDempiere, silahkan baca dulu Manfaat ERP dan Kunci Kesuksesan Anda kemudian nanti kembali lagi ke artikel ini.
Tulisan ini akan memberikan pencerahan mengenai istilah-istilah yang akan sering Anda temukan dalam iDempiere. Konsep yang akan dibahas adalah Client, Organization, Business Partner, Product, dan Warehouse. Mari kita mulai bahas satu per satu.


 
Client
Sebagai software bisnis, istilah-istilah di ERP iDempiere merepresentasikan entitas dan konsep bisnis. Client adalah entitas bisnis independent dengan level tertinggi yang mana nanti akan ada satu atau lebih dari organisasi yang akan berada di dalam naungannya. Client bisa berupa perusahaan induk, perusahaan, organisasi, atau individu.  Contohnya bila Anda memiliki perusahaan induk “UNTUNG GRUP”, Anda bisa mengatur Client dalam program iDempiere dengan nama, “UNTUNG GRUP”.
Bagaimana kalau kamu tidak memiliki perusahaan induk tapi memiliki beberapa perusahaan yang berdiri sendiri? Tidak perlu khawatir, ERP iDempiere mengakomodir kebutuhan Anda dengan fitur multiclient yang memunginkan kita untuk membuat lebih dari satu Client dalam satu sistem iDempiee. Namun dengan catatan, iDempiere membaca tiap Client sebagai entitas yang terpisah sehingga data Client hanya bisa diakses oleh Client tersebut.
Contohnya Anda memiliki dua perusahaan dengan nama PT UNTUNG SEJAHTERA dan PT KOSTA ERP. Kemudian Anda ingin menjadikan keduanya Client di dalam iDempiere. Basis data (database) PT UNTUNG tidak akan bisa terakses oleh PT KOSTA ERP dan juga sebaliknya.
Untuk membuat lebih dari satu Client di sistem iDempiere, silahkan Anda login dengan role “System Administrator Role”, kemudian masuk ke menu “Initial Client Setup Process” dan lengkapi data-data yang dibutuhkan. 
 
Organization  
Organization adalah entitas legal seperti perusahaan itu sendiri, atau sub unit bisnis yang melakukan proses transaksi dengan dokumen-dokumen bisnisnya. Kembali ke contoh di atas, PT UNTUNG SEJAHTERA memiliki dua aktivitas bisnis utama yaitu memproduksi produk dan layanan distribusi. Maka kita bisa atur pada iDempiere, Organization 1: MANUFAKTUR UNTUNG, dan Organization 2: DISTRIBUSI UNTUNG.
Unit bisnis MANUFAKTUR memiliki proses bisnisnya dari mulai pembelian, produksi, pengelolaan inventori, dan juga pengiriman barang. Sedangkan unit DISTRIBUSI juga memiliki proses dan dokumen bisnisnya sendiri seperti dokumen kontrak, perintah kerja ke rekanan, dan juga proses penagihan. Tapi akan ada saatnya dua unit bisnis ini memiliki satu konsumen, sehingga kedua unit bisnis saling bersinggungan. Dengan basis data dua unit bisnis yang tersimpan dalam iDempiere, proses bisnis kedua unit bisa berjalan optimal dan terintegrasi dengan baik.
Contoh lain PT KOSTA ERP Anda memiliki 100 outlet di dalam dan di luar negeri. Maka Anda bisa membuat 100 Organization di dalam naungan Client PT KOSTA ERP yang nantinya akan terbentuk laporan akuntansi untuk masing-masing outlet dan juga laporan akuntansi PT KOSTA ERP.
Tentu saja bisnis kita tidak akan berjalan tanpa orang-orang yang terlibat dalam proses transaksi kita. Kita butuh pembeli. Kita butuh pemasok. Kita butuh pegawai. Kita butuh pembeli yang lebih banyak. Kita akan bahas mereka di bawah ini.
 
Business Partner  
Bisnis itu sangat kompleks walau tampak sederhana. Ada bisnis yang tampak sangat sederhana seperti memasak mie instant lalu menjualnya ke pembeli yang datang ke warung. Di sini tampak hanya ada yang masak (pegawai) dan pembeli (konsumen/pelanggan). Tapi bila ditelusuri lagi, mie instant itu dibeli dari swalayan atau toko. Toko itu memasok barang dari distributor mie instant. Distributor Mie Instant membelinya dari produsen. Produsen mie memproduksinya dengan bahan-bahan yang dibeli dari distributor terigu yang dibeli dari produsen terigu. Rantainya pun bisa menjadi sangat panjang dan melibatkan banyak orang.
Ada saatnya dalam bisnis, pemasok juga berperan menjadi pembeli produk kita. Pegawai kita menjadi orang yang juga mencarikan pembeli untuk kita (Business Representative). Semua kompleksitas dan fleksibilitas yang melibatkan orang-orang yang terlibat dalam proses bisnis kita diakomodir iDempiere dengan satu konsep luar biasa, Business Partner.
Business Partner (BP) adalah entitas yang dengannya Anda bertransaksi. Transaksi di sini bisa jual beli dan juga transaksi perjanjian kerja. Namun berbeda dengan sistem bisnis lain yang membedakan “Vendor”, “Employee”, dan “Customer” dalam form tersendiri, iDempiere menyatukan data-data orang-orang penting ini dalam satu form Business Partner. Di dalam form Business Partner kita bisa menentukan apakah entitas yang kita input adalah pemasok bisnis kita, pegawai kita, pembeli kita, orang penjualan kita, atau gabungan.
Setelah kita atur identitas bisnis (Client dan Organization) serta orang-orang yang terlibat di dalamnya (Business Partner), sudah saatnya kita mengatur entitas terpenting dalam bisnis, produk.
 
Product  
Menu Product di iDempiere merupakan tempat di mana kita menyimpan data produk yang kita jual, beli dan simpan. Dalam menu ini kita bisa mengklasifikasikan setiap produk ke dalam empat tipe, yaitu: item, service,resource, dan juga Expense type.
Pemilihan tipe ini akan memengaruhi jalur pencatatan akuntansi. Semua produk yang kita atur menjadi “item” akan tercatat dalam neraca (balance sheet), dan biasanya produk yang dipilih menjadi item adalah produk fisik yang kita jual.
Product dengan tipe “service” adalah layanan jasa yang kita jual. Tentu saja akan sulit untuk mengkuantifikasi persediaan jasa, oleh karena itu kita bisa atur service kita tanpa mencentang box “Stocked” sehingga nantinya iDempiere akan mencatat stok produk jasa kita sebesar 99,999, yang berarti ketersediaannya akan selalu ada. Industri manufaktur seringkali menggunakan tipe service untuk pencatatan produk material yang digunakan untuk memproduksi barang jual. Dalam menu produk ini juga bisa ditampilkan keterangan tambahan tentang komponen material apa saja yang digunakan dalam menghasilkan satu produk, atau yang dikenal dengan istilah Bill of Material (BoM).
Tipe produk “resource” adalah sumber daya yang memiliki batas ketersediaan. Contohnya resource ini adalah konsultan external, atau pekerja lepas yang kita bayar berdasarkan ukuran tertentu seperti harian, mingguan, bahkan per jam. ERP iDempiere mengakomodir pengaturan ini lengkap dengan kesepakatan pembayaran.
Tipe Expense types adalah pengeluaran bisnis yang nantinya kita bisa tagihkan ke pengguna jasa kita. Masih dengan contoh konsultan di atas, misalkan kita memiliki kesepakatan bahwa biaya akomodasi dan transportasi konsultan akan ditanggung konsumen, maka kita bisa buat produk “Kunjungan Konsultan” yang berisikan jumlah biaya akomodasi dan transportasi konsultan per hari.
               Sedangkan produk yang kita gunakan untuk kelangsungan bisnis kita input datanya di iDempiere di dalam menu “Internal Use Inventory”
 
Warehouse  
               Dalam iDempiere Anda akan menemukan menu “Warehouse and Locator”. Tentu kita tidak asing lagi dengan istilah “Warehouse” yang memang artinya adalah Gudang, yaitu tempat kita menyimpan dan mengelola arus masuk dan keluarnya inventori.
Secara default iDempiere telah menetapkan satu Warehouse untuk tiap Organization pada satu Client. Tapi kita bisa mengatur untuk tiap Organization memiliki lebih dari satu Warehouse.
               Sebagai contoh, PT KOSTA ERPmemiliki 100 outlet di dalam dan luar negeri. Karena bergerak di bidang Garmen PT KOSTA ERPmembutuhkan 3 Gudang untuk menyimpan inventori yang nantinya akan dikirim ke 100 outletnya. Setiap outlet juga membutuhkan 1 Gudang untuk menyimpan barang kiriman dari pusat. Dengan contoh ini, kita bisa mengatur Client = PT BERKAH SENTOSA, yang mana Organization pertama adalah HQ (kantor pusat) yang kita set memiliki 3 Gudang, dan kemudian membuat 100 Organization dengan masing-masing 1 Gudang.
               Software iDempiere juga mencatat semua pergerakan inventori, baik yang terjadi di dalam Gudang atau antar Gudang. Pelacakan pergerakan inventori ini menjadi mungkin dengan fitur Locator dalam iDempiere.
               Locator berfungsi untuk memetakan setiap produk sehingga jelas lokasinya dan posisinya di dalam Gudang. Pengaturan Locator memiliki tiga dimensi yaitu pengatura titik produk dalam Gudang berdasarkan lorong rak (aisle-X), pengemasan (bin-Y), dan juga tingkatan dalam rak (level-Z).
               Banyak pelaku bisnis yang tidak menyadari betapa pentingnya memiliki sistem inventori khususnya yang memiliki fitur Locator. Mereka menggantungkan aktivitas inventori kepada Manajer atau Pengelola Gudang, tanpa menyadari bahwa informasi posisi dan pengaturan dalam Gudang itu sangat krusial dalam proses bisnis. Bila informasi ini hanya barada di tangan orang-orang tertentu, tidak tercatat dengan baik, dan tidak mudah diakses, maka ini bisa melambatkan proses bisnis. Sungguh sangat disayangkan untuk mempertahankan proses yang tidak efektif ini berjalan di era persaingan bisnis menuntut kecepatan dan ketepatan.
 
               Demikianlah 5 istilah dalam iDempiere yang penting untuk kita pahami. Dengan memahami konsep-konsep ini, kita bisa secara efetif mengatur data bisnis kita ke dalam sistem dan mendapatkan hasil yang diharapkan.
 Bila Anda membutuhkan bantuan dalam implementasi sistem ERP iDempiere, KOSTA Consulting siap memberikan solusi. KOSTA Consulting adalah perusahaan IT Consultant ERP Jakarta yang memiliki pengalaman implementasi ERP System khususnya ERP iDempiere selama lebih dari 7 tahun. KOSTA akan mempelajari proses bisnis Anda dengan seksama dan membangun skema konfigurasi iDempiere yang sesuai dengan kebutuhan  bisnis Anda. Sehingga Anda bisa mendapatkan manfaat ERP iDempiere dengan maksimal dan meningkatkan daya saing bisnis Anda di era digital ini.  

Nah jika Kalian Ingin Mengetahui dan Penasaran Untuk menggunakan ERP Idempiere di Tempat kami bisa langsung menghubungi kami di [color=rgba(0, 0, 0, 0.96)]0821-2228-2266[/color]
 
Jangan Lupa Untuk Memberikan Cendol di Thread kami, sebagai salah satu pendukung kami untuk terus memberikan informasi seputar dengan Idempiere ERP di Indonesia